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Sie haben einen Auftrag angelegt und möchten jetzt nachträglich einen Artikel ändern.

Haben Sie den Auftrag bereits gebucht?


Auftrag noch nicht gebucht

Wenn nein, ist die Änderung gar kein Problem. Sie können Ihren Auftrag beliebig oft bearbeiten mit Datei > Bearbeiten (Strg-E) und speichern mit Datei >  Speichern (Strg+S). Sie können Positionen löschen und neue hinzufügen. Erst beim Buchen des Auftrags mit Bearbeiten >  Buchen oder Datei > Speichern und buchen werden die Betriebsaufträge für die Positionen erstellt. Jetzt sind die Positionen und Ihre Mengen festgelegt.


Auftrag gebucht

Sie haben den Auftrag bereits gebucht, müssen aber nochmal einen Artikel ändern?

Jetzt kommt es darauf an, ob der betreffende Betriebsauftrag bereits in Produktion ist oder nicht.

OPTION

In der Optionsdefinition Betriebsauftrag Aktualisierbare Produktionsstatus sind die erlaubten Status eingetragen, bei denen eine nachträgliche Aktualisierung des Betriebsauftrags möglich ist. Standard: Nicht, Neu = Y, alle anderen = N.

Das heißt, standardmäßig kann ein neuer Betriebsauftrag noch storniert werden, sobald er aber geplant oder gar in Arbeit ist, geht dies nicht mehr.


Betriebsauftrag noch nicht in Produktion/Planung

Ist der Betriebsauftrag laut Festlegung in der Option noch nicht in Produktion, lässt sich der Auftrag noch ändern.

  • Sie können entweder die Position mit dem falschen Artikel stornieren und stattdessen eine zusätzliche Position mit dem richtigen Artikel anlegen. Dabei wird der alte falsche BA ebenfalls storniert. Für die neue Position wird ein neuer BA erzeugt. Sie erhalten allerdings eine neue Positionsnummer (am Ende der Positionsliste).
  • Eine andere Möglichkeit ist das Austauschen eines Artikels in der Position. Auch hierbei kann der falsche BA storniert und ein neuer erzeugt werden. Die Positionsnummer bleibt erhalten.

Nachfolgend finden Sie Anleitungen für diese beiden Wege.

Schritt-für-Schritt-Anleitungen

So stornieren Sie eine Position und fügen eine neue hinzu in einem bereits gebuchten Auftrag:

  1. Geben Sie den Auftrag mit Bearbeiten >  Freigeben zur erneuten Bearbeitung frei.
  2. Der Auftrag ist nun im Status  Überarbeitung . Hat der Auftrag den Typ "Auftrag mit Anlieferung", wird beim Freigeben die Anlieferung  storniert .

  3. Markieren Sie die "falsche" Position. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie im Kontextmenü  Stornieren.
    Die Auftragsposition bleibt stehen, hat aber jetzt den Status  storniert . Der zugehörige Betriebsauftrag wird ebenfalls  storniert .

  4. Wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus mit Datei > Bearbeiten (Strg-E).

  5. Um eine neue Position anzulegen,
    • klicken Sie in der Symbolleiste des Fensterbereichs Auftragspositionen auf  oder
    • drücken Sie die Tastenkombination Strg+F5.
  6. Die neue Positionszeile erhält eine neue Positionsnummer.
    In der Spalte Kategorie wird zunächst "Artikel" eingetragen. Sie können aber auch "Angebotsposition", "Kunde-Bestellposition", "Kunde-Lieferavisposition" oder "Anlieferposition" wählen, um die Auftragsposition aus einem anderen bereits erfassten Vorgang zu erstellen.
  7. In der Spalte Bezeichnung / Nummer wird je nach gewählter Kategorie die Artikelliste des Kunden bzw. eine Liste mit relevanten Vorgangspositionen angezeigt. Wählen Sie den gewünschten Artikel bzw. die Vorgangsposition.

  8. Füllen Sie die Positionszeile aus.

  9. Um eine Zusatzzeile zur Position hinzuzufügen,
    • klicken Sie in der Symbolleiste des Fensterbereichs Auftragspositionen auf  oder
    • drücken Sie die Tastenkombination Strg+Umschalt+F5.
  10. Wählen Sie in der Spalte Kategorie "Packmittel" oder "Zusatztext" aus und füllen Sie die Zeile entsprechend aus.
  11. Speichern und buchen Sie den Auftrag
    • mit Datei >  Speichern und buchen oder

    • Klicken Sie in der Symbolleiste auf speichern und buchen oder

    • Drücken Sie die Tastenkombination Strg+Umschalt+S.

Der Auftrag ist nun wieder im Status gebucht.

Es werden Einzel-BAs für zusätzliche Positionen erzeugt (bzw. der Sammel-BA neu erzeugt).
Hat der Auftrag den Typ "Auftrag mit Anlieferung", wird beim Buchen eine neue Anlieferung erzeugt und gebucht.

Drucken Sie die neuen Papiere aus. Denken Sie daran, die alten falschen Papiere durch die neuen richtigen Papiere zu ersetzen!


So tauschen Sie nachträglich einen Artikel in einer bereits gebuchten Auftragsposition:

  1. Geben Sie den Auftrag mit Workflow > Freigeben zur erneuten Bearbeitung frei.
  2. Der Auftrag ist nun im Status Überarbeitung. Hat der Auftrag den Typ "Auftrag mit Anlieferung", wird beim Freigeben die Anlieferung storniert.

  3. Wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus mit Datei > Bearbeiten (Strg-E).
  4. Markieren Sie die "falsche" Position. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie im Kontextmenü Datei >  Artikel austauschen.

    OPTION

    Je nach Einstellung in der Optionsdefinition BA stornieren nach Artikelaustausch kann ein zum alten Artikel gehöriger Betriebsauftrag automatisch oder nach Abfrage storniert werden. Beim erneuten Buchen des Auftrags wird dann ein neuer Betriebsauftrag für den neuen Artikel erstellt.

    VORSICHT: Betriebsauftrag

    Sie sollten den alten BA unbedingt stornieren und einen neuen richtigen erzeugen lassen, um konsistente Daten zu erhalten. Ist dies nicht möglich, lesen Sie im Abschnitt " Betriebsauftrag bereits in Produktion/Planung oder fertig " weiter.

  5. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie den gewünschten Artikel wählen.

  6. Füllen Sie die Positionszeile aus.

  7. Um eine Zusatzzeile zur Position hinzuzufügen,
    • klicken Sie in der Symbolleiste des Fensterbereichs Auftragspositionen auf  oder
    • drücken Sie die Tastenkombination Strg+Umschalt+F5.
  8. Wählen Sie in der Spalte Kategorie "Packmittel" oder "Zusatztext" aus und füllen Sie die Zeile entsprechend aus.
  9. Speichern und buchen Sie den Auftrag
    • mit Datei >  Speichern und buchen oder

    • Klicken Sie in der Symbolleiste auf speichern und buchen oder

    • Drücken Sie die Tastenkombination Strg+Umschalt+S.

Der Auftrag ist nun wieder im Status gebucht.

Wenn Sie beim Artikeltausch den BA storniert haben, werden jetzt neue Einzel-BAs für die geänderten Positionen erzeugt (bzw. der Sammel-BA neu erzeugt).

Drucken Sie die neuen Papiere aus. Denken Sie daran, die alten falschen Papiere durch die neuen richtigen Papiere zu ersetzen!

Hat der Auftrag den Typ "Auftrag mit Anlieferung", wird beim Buchen eine neue Anlieferung erzeugt und gebucht.

VORSICHT: Anlieferung

Ist der Auftrag nicht vom Typ "Auftrag mit Anlieferung" sondern vom Typ "Auftrag" und basiert die alte Position auf einer Anlieferung (Kategorie Anlieferposition), werden die Anlieferung und damit die Bestandsbuchung dabei nicht geändert!

Wenn Sie korrekte Bestände führen möchten, müssen Sie die Anlieferung manuell stornieren und eine neue mit dem neuen Artikel anlegen!

Es werden neue Prüfaufträge erzeugt.

VORSICHT: Prüfauftrag

Wenn Sie einen Auftrag nach dem Artikeltausch buchen, werden zwar neue Prüfaufträge erstellt.

Es werden jedoch der alte Prüfauftrag und ggf. bereits vorhandene Prüfungen nicht gelöscht.

Mit dem Artikeltausch nehmen Sie in Kauf, dass diese Daten inkonsistent sind.


Betriebsauftrag bereits in Produktion/Planung oder fertig bzw.
Lieferung breits vorhanden

Ihr Betriebsauftrag hat bereits einen Produktionsstatus,der das Stonieren nicht mehr zulässt (s. Option  Betriebsauftrag Aktualisierbare Produktionsstatus weiter oben)?
Ihre "falsche" Auftragsposition hat bereits eine zugehörige Lieferposition?

Jetzt lässt sich der Betriebsauftrag nicht mehr stornieren. Ein "sauberer" Austausch des Artikels im Auftrag ist jetzt nicht mehr ohne weiteres möglich. Wenn Sie dennoch zwingend den Artikel tauschen müssen, haben Sie dazu zwei Möglichkeiten:

  • Stornieren Sie zunächst manuell die Lieferung, und löschen Sie ggf. noch vorhandene Produktionsmeldungen. Nun können Sie auch den Betriebsauftrag stornieren. Jetzt können Sie den Artikel in der Auftragsposition tauschen, wie in der zweiten Schritt-für-Schritt-Anleitung beschrieben. Es wird ein neuer BA erzeugt. Sie müssen die Lieferung erneut erstellen.
    Auf diese Weise erhalten Sie "saubere" konsistente Daten.

  • Wenn das Stornieren der Lieferung und Löschen der Produktionsmeldungen nicht in Frage kommt - und nur dann! - können Sie den Artikel tauschen, wie in der zweiten Schritt-für-Schritt-Anleitung beschrieben, ohne den Betriebsauftrag zu stornieren. Beim Buchen des Auftrags wird der neue Artikel vom Programm automatisch in die vorhandenen Lieferpositionen übernommen und auch in bereits vorhandene Rechnungspositionen, solange diese noch nicht gebucht sind. Er wird jedoch NICHT in den Betriebsauftrag übernommen. Dies hat weitreichende Konsequenzen:

VORSICHT

Wenn Sie die alten Daten nicht wie in Punkt eins beschrieben manuell „aufräumen“, nehmen Sie in Kauf, dass in der Folge die Daten in der Rechnung, in Produktionsmeldungen sowie in Statistiken usw. nicht konsistent sind.

Die Erlösverteilung erfolgt auf den vorhandenen Betriebsauftrag (in diesem Fall den alten "falschen" BA), wenn Sie nicht in die Preiszeilen der Rechnungsposition direkt eine Fakturakontogruppe eintragen.


Rechnung bereits gebucht

Zu Ihrer Auftragsposition liegt bereits eine gebuchte Rechnung vor?

Jetzt lässt sich der Artikel im Auftrag nicht mehr ändern. Dies ist auch rechtlich gar nicht mehr zulässig. Ihre einzige Möglichkeit besteht darin, die Rechnung zu stornieren. Dann können Sie vorgehen, wie im Abschnitt " Lieferung breits vorhanden " beschrieben.

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